Tartalomjegyzék

1. Az Adatkezelő adatai

2. Adatvédelmi tisztviselő

3. A tájékoztató célja és a vonatkozó jogszabályok

4. Fogalmak

5. Az adatkezelés alapelvei

6. Az egyes adatkezelések célonként

- 6.1 Meglévő ügyfelek adatainak felhasználása karbantartási emlékeztetőre

- 6.2 Időpontfoglalás és új ügyfél nyilvántartásba vétele

- 6.3 Karbantartási és garanciális emlékeztetők küldése

- 6.4 Értékeléskérés (Google Vállalkozói Profil)

- 6.5 Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés

- 6.6 Szolgáltatás teljesítése, garanciális és szavatossági ügyintézés

- 6.7 Számlázás, számviteli kötelezettség teljesítése

- 6.8 Reklám, hírlevél (csak külön hozzájárulás esetén)

7. Adatfeldolgozók és címzettek

8. Adattovábbítás harmadik országba

9. Az adatok biztonsága

10. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás

11. Az érintettek jogai

12. Jogorvoslati lehetőségek

13. A tájékoztató módosítása

1. Az Adatkezelő adatai

Adatkezelő megnevezése: G-System Cooling Kft.

Székhely: 6724 Szeged, Tündér utca 21.

Adószám: 32833225-2-06

Telefon: 06 20 334 5773

E-mail: [email protected]

Megjegyzés: Amennyiben a lakossági (B2C) ügyfelek részére történő szolgáltatásnyújtás és számlázás alanyi adómentes egyéni vállalkozási formában történik, az egyéni vállalkozás önálló adatkezelőnek minősül a saját számlázási adatkezelése tekintetében. Az ügyfélnyilvántartás, az időpontfoglalás és az automatizált kapcsolattartás a fent megnevezett Adatkezelő rendszerében valósul meg.

2. Adatvédelmi tisztviselő

Az Adatkezelő tevékenysége nem tartozik a GDPR 37. cikk (1) bekezdésében meghatározott esetkörök egyikébe sem: nem közhatalmi szerv, fő tevékenysége nem az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelése, és nem kezel nagy számban különleges kategóriájú személyes adatot. Ennek megfelelően az Adatkezelő adatvédelmi tisztviselőt nem nevezett ki, erre jogszabály nem kötelezi. Adatvédelmi kérdésekben az alábbi elérhetőségen lehet kapcsolatba lépni az Adatkezelővel:

E-mail: [email protected]

Postacím: 6724 Szeged, Tündér utca 21.

3. A tájékoztató célja és a vonatkozó jogszabályok

A jelen tájékoztató célja, hogy közérthetően ismertesse, milyen személyes adatokat kezel az Adatkezelő, milyen célból, milyen jogalapon, meddig, kinek adja át azokat, és milyen jogok illetik meg az érintetteket. Az adatkezelési tevékenységet meghatározó legfontosabb jogszabályok:

- Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR)

- Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.)

- A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.)

- Az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény (Eht.)

- Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény (Eker. tv.)

- A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény (Grtv.)

- A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.)

- Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.)

- A fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény (Fgy. tv.)

4. Fogalmak

Személyes adat: az azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintett) vonatkozó bármely információ, például név, azonosító szám, helymeghatározó adat, online azonosító.

Különleges adat: a faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre, szakszervezeti tagságra utaló adat, genetikai és biometrikus adat, egészségügyi adat, szexuális életre vagy irányultságra vonatkozó adat. Az Adatkezelő ilyen adatot nem kezel.

Adatkezelés: a személyes adatokon végzett bármely művelet, így különösen gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tárolás, módosítás, felhasználás, továbbítás, törlés.

Adatkezelő: aki a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározza.

Adatfeldolgozó: aki az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

Érintett: az a természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik.

Adattovábbítás: a személyes adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele.

Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

EGT-tagállam: az Európai Unió tagállama, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más állam.

Harmadik ország: minden olyan állam, amely nem EGT-tagállam.

NAIH: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, Magyarországon a GDPR szerinti felügyeleti hatóság.

5. Az adatkezelés alapelvei

Az Adatkezelő a személyes adatokat:

- jogszerűen, tisztességesen és az érintett számára átlátható módon kezeli (jogszerűség, tisztességes eljárás, átláthatóság);

- kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjti (célhoz kötöttség);

- a cél szempontjából szükséges mértékre korlátozva kezeli (adattakarékosság);

- pontosan és naprakészen tartja, a pontatlan adatot haladéktalanul helyesbíti vagy törli (pontosság);

- csak a cél eléréséhez szükséges ideig tárolja azonosításra alkalmas formában (korlátozott tárolhatóság);

- megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi (integritás és bizalmas jelleg).

Az Adatkezelő felelős a fentiek betartásáért, és szükség esetén igazolja a megfelelést (elszámoltathatóság).

6. Az egyes adatkezelések célonként

6.1 Meglévő ügyfelek adatainak felhasználása karbantartási emlékeztetőre

Érintettek: azok a természetes személyek, akik a jelen tájékoztató hatálybalépését megelőzően az Adatkezelő ügyfelei voltak (klímaberendezés beépítése, karbantartása vagy javítása megrendelése révén), és akiknek adatai az Adatkezelő számlázási, illetve nyilvántartási rendszeréből kerülnek át az ügyfélnyilvántartó és emlékeztető rendszerbe.

Az adatkezelés célja: a korábbi ügyfelek tájékoztatása a klímaberendezésük esedékes karbantartásáról és a gyártói garancia fenntartásának feltételeiről, valamint az időpont-egyeztetés lehetőségének felajánlása.

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám (amennyiben rendelkezésre áll), lakcím vagy beépítési cím, a beépítés vagy az utolsó karbantartás időpontja, a berendezésre és a garanciára vonatkozó adat.

Az adatok forrása: az Adatkezelő korábbi, a szolgáltatás teljesítése és a számlázás során keletkezett saját nyilvántartása.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont, az Adatkezelő jogos érdeke. Az Adatkezelő jogos érdeke, hogy a korábban általa beépített vagy karbantartott berendezés tulajdonosát tájékoztassa a karbantartás esedékességéről, mert az elmaradt karbantartás a gyártói garancia elvesztésével, a berendezés élettartamának csökkenésével és meghibásodással járhat. Az érintett a fennálló ügyfélkapcsolat alapján ésszerűen számíthat ilyen tájékoztatásra.

Az adatkezelés folyamata: az Adatkezelő az érintett részére a karbantartás esedékességéről e-mailben tájékoztatást küld. Az első ilyen megkeresés tartalmazza a jelen tájékoztatóra mutató hivatkozást, valamint a leiratkozás lehetőségét. Az érintett bármely megkeresésben, egyetlen kattintással, ingyenesen és indokolás nélkül jelezheti, hogy a továbbiakban nem kíván ilyen tájékoztatást kapni. Ebben az esetben az Adatkezelő ezt az adatkezelést az adott érintett vonatkozásában haladéktalanul megszünteti.

Tiltakozás joga: az érintett a GDPR 21. cikke alapján bármikor, indokolás nélkül tiltakozhat ezen adatkezelés ellen.

Megőrzési idő: az érintett tiltakozásáig vagy leiratkozásáig, de legfeljebb az utolsó szolgáltatásnyújtástól számított 5 év (a Ptk. szerinti általános elévülési idő).

6.2 Időpontfoglalás és új ügyfél nyilvántartásba vétele

Érintettek: azok a természetes személyek, akik az online foglalási vagy adatfelviteli űrlapon keresztül, akár saját maguk, akár az Adatkezelő munkatársa által rögzítve, karbantartási vagy egyéb szolgáltatási időpontot foglalnak, illetve új ügyfélként a nyilvántartásba kerülnek.

Az adatkezelés célja: az ügyfél nyilvántartásba vétele, a kapcsolattartás, a szolgáltatási időpont egyeztetése és lebonyolítása.

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, lakcím vagy beépítési cím, a berendezés beépítésének időpontja vagy időszaka, a foglalt időpont, az érintett által megadott egyéb megjegyzés.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont, a szerződés teljesítése, illetve az érintett kérésére a szerződéskötést megelőzően megteendő lépések.

Az adatszolgáltatás jellege: az adatok megadása nem jogszabályi kötelezettség, azonban ezek hiányában az Adatkezelő nem tudja a szolgáltatást megszervezni és teljesíteni.

Megőrzési idő: a szerződéses jogviszony megszűnésétől számított 5 év (a Ptk. szerinti általános elévülési idő), a jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme érdekében.

6.3 Karbantartási és garanciális emlékeztetők küldése

Érintettek: mindazon természetes személyek, akik a 6.1 vagy 6.2 pont szerint az Adatkezelő nyilvántartásában szerepelnek.

Az adatkezelés célja: a klímaberendezés rendszeres karbantartásának és a gyártói garancia fenntartásának elősegítése érdekében automatizált e-mail emlékeztetők küldése az esedékes karbantartásról és a már lefoglalt időpontról.

Kezelt adatok: név, e-mail cím, a berendezésre, a beépítés vagy az utolsó karbantartás időpontjára, valamint a lefoglalt időpontra vonatkozó adat.

Jogalap:

- a 6.1 pont szerinti, korábbi ügyfélkörbe tartozó érintettek esetén: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont (jogos érdek);

- a 6.2 pont szerint időpontot foglaló érintettek esetén: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (hozzájárulás), a foglalás során külön megadott hozzájárulás alapján. Az üzenetek tartalma: az emlékeztetők kizárólag a már megrendelt vagy korábban igénybe vett szolgáltatáshoz kapcsolódó, a berendezés karbantartására és a garancia fenntartására vonatkozó tájékoztatást tartalmaznak, valamint az időpontfoglalás lehetőségét. Az Adatkezelő ezen üzenetekben gazdasági reklámot, akciós ajánlatot vagy promóciós tartalmat nem helyez el.

Leiratkozás: az érintett bármikor, ingyenesen és indokolás nélkül kérheti, hogy a továbbiakban ne kapjon ilyen megkeresést, az e-mail alján található „Leiratkozás" hivatkozásra kattintva, vagy az Adatkezelő 1. pontban megadott elérhetőségein.

Megőrzési idő: a leiratkozásig, illetve a tiltakozásig.

6.4 Értékeléskérés (Google Vállalkozói Profil)

Érintettek: azok az ügyfelek, akiknél az Adatkezelő a szolgáltatást teljesítette.

Az adatkezelés célja: a teljesített szolgáltatást követően az ügyfél felkérése arra, hogy a szolgáltatásról értékelést írjon az Adatkezelő Google Vállalkozói Profilján.

Kezelt adatok: név, e-mail cím, a teljesített szolgáltatás időpontja.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont, az Adatkezelő jogos érdeke, amely a szolgáltatás minőségéről szóló visszajelzés gyűjtéséhez és a vállalkozás online megítélésének megismeréséhez fűződik.

Fontos: az értékelés megírása önkéntes. Az értékelést az érintett közvetlenül a Google felületén teszi közzé, saját Google-fiókja alatt.

Megőrzési idő: az értékeléskérés kiküldését követő 30 nap, illetve az érintett tiltakozásáig.

6.5 Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés

Érintettek: azok a természetes személyek, akik telefonon, e-mailben vagy a weboldalon keresztül megkeresik az Adatkezelőt.

Az adatkezelés célja: a megkeresés megválaszolása, ajánlat adása, kapcsolattartás.

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, a megkeresés tartalma, a szolgáltatással kapcsolatban megadott adatok (pl. cím, berendezés típusa).

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont, a szerződéskötést megelőzően az érintett kérésére megteendő lépések. Amennyiben a megkeresés nem irányul szerződéskötésre, a jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont szerinti jogos érdek.

Megőrzési idő: amennyiben szerződés jön létre, a 6.2 pont szerinti idő. Amennyiben nem jön létre szerződés, a megkereséstől számított 1 év.

6.6 Szolgáltatás teljesítése, garanciális és szavatossági ügyintézés

Érintettek: az Adatkezelő ügyfelei.

Az adatkezelés célja: a megrendelt szolgáltatás (beépítés, karbantartás, javítás) teljesítése, a munkalap kiállítása, a jótállási és szavatossági igények kezelése, a gyártó felé történő garanciális ügyintézés.

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, beépítési cím, a berendezés típusa és gyári száma, a beépítés és a szervizelések időpontja, a munkalap adatai, a jótállási jegy adatai.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont (szerződés teljesítése), a jótállással kapcsolatos kötelező adatkezelés tekintetében GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont (jogi kötelezettség teljesítése).

Megőrzési idő: a jótállási, illetve szavatossági idő lejártától számított 5 év (a Ptk. szerinti általános elévülési idő).

6.7 Számlázás, számviteli kötelezettség teljesítése

Érintettek: az Adatkezelő ügyfelei.

Az adatkezelés célja: a jogszabályban előírt számla kiállítása, a számviteli bizonylatok megőrzése, az adójogszabályok szerinti kötelezettségek teljesítése. Kezelt adatok: név, számlázási cím, a szolgáltatás megnevezése és ellenértéke, a teljesítés időpontja, adószám (amennyiben releváns).

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont, jogi kötelezettség teljesítése (Sztv. 166–169. §, Art., valamint az áfáról szóló 2007. évi CXXVII. törvény).

Megőrzési idő: a számviteli bizonylatokat az Adatkezelő az Sztv. 169. § (2) bekezdése alapján 8 évig őrzi meg.

6.8 Reklám, hírlevél (csak külön hozzájárulás esetén)

Érintettek: azok a természetes személyek, akik ehhez kifejezetten és külön hozzájárultak.

Az adatkezelés célja: reklámot, akciós ajánlatot vagy promóciós tartalmat tartalmazó üzenetek küldése e-mailben.

Kezelt adatok: név, e-mail cím.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (hozzájárulás), valamint a Grtv. 6. § (1) bekezdése. A hozzájárulást az Adatkezelő elkülönítetten szerzi be. Visszavonás: az érintett a hozzájárulását bármikor, ingyenesen és indokolás nélkül visszavonhatja a leiratkozási linkre kattintva.

Megőrzési idő: a hozzájárulás visszavonásáig.

7. Adatfeldolgozók és címzettek

Az Adatkezelő a személyes adatokat kizárólag az alábbi adatfeldolgozóknak adja át. Valamennyi adatfeldolgozóval a GDPR 28. cikkének megfelelő írásbeli adatfeldolgozói szerződést kötött.

7.1 Marketing- és rendszerüzemeltetési szolgáltató

- Név: Tóthalmi Gellért E.V.

- Adószám: 91843234-1-23

- Székhely: 6044 Kecskemét, Százszorszép utca 12.

- E-mail: [email protected]

- Tevékenység: az ügyfélnyilvántartó és automatizációs rendszer beállítása és üzemeltetése, marketing szolgáltatás.

7.2 CRM, automatizációs és e-mail küldő rendszer

- Név: HighLevel Inc.

- Székhely: 400 North Saint Paul Street, Suite 920, Dallas, TX 75201, USA

- Tevékenység: ügyfélnyilvántartás (CRM), automatizált e-mail küldés, időpontfoglalási rendszer.

7.3 Számlázó rendszer

- Név: KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu)

- Székhely: 1037 Budapest, Seregély utca 3–5.

- Tevékenység: online számlázó rendszer üzemeltetése.

7.4 Google szolgáltatások

- Név: Google Ireland Limited

- Székhely: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország

- Tevékenység: naptárszinkronizáció, Google Vállalkozói Profil, e-mail infrastrukturális szolgáltatás (Google Workspace).

8. Adattovábbítás harmadik országba

Az Adatkezelő által igénybe vett adatfeldolgozók közül a HighLevel Inc. az Amerikai Egyesült Államokban (EGT-n kívüli harmadik országban) kezel adatot. Az adattovábbítás jogalapja a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő garancia, így különösen:

- Az Európai Bizottság által elfogadott EU-US Data Privacy Framework (DPF) megfelelőségi határozata, valamint

- az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (Standard Contractual Clauses, SCC).

9. Az adatok biztonsága

Az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a kezelt személyes adatok biztonságáról:

- a rendszerekhez való hozzáférés erős jelszóval, kétlépcsős azonosítással védett;

- az adatkezelő rendszerekhez kizárólag a feladataikat ellátó munkatársak/adatfeldolgozók férhetnek hozzá;

- az adatfeldolgozók kiválasztásánál alapvető szempont a GDPR-megfelelés.

Adatvédelmi incidens esetén az Adatkezelő a GDPR 33. cikke szerint legkésőbb 72 órán belül bejelentést tesz a NAIH felé, magas kockázat esetén az érintetteket is tájékoztatja.

10. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás

Az Adatkezelő nem hoz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló olyan döntést, amely az érintettre nézve joghatással járna, és nem végez profilalkotást. Az emlékeztető e-mailek kiküldése automatizált módon, a nyilvántartásban rögzített dátumok alapján történik, ami technikai automatizmusnak minősül, nem döntéshozatalnak.

11. Az érintettek jogai

Az érintett az alábbi jogokkal élhet. Az Adatkezelő a kérelemre legkésőbb 1 hónapon belül válaszol.

- Előzetes tájékoztatáshoz való jog (GDPR 13–14. cikk): jog a tájékoztatáshoz az adatkezelés megkezdése előtt.

- Hozzáférés joga (GDPR 15. cikk): jog a kezelt adatokról másolatot és tájékoztatást kérni.

- Helyesbítéshez való jog (GDPR 16. cikk): pontatlan adatok javítása.

- Törléshez való jog („elfeledtetés”) (GDPR 17. cikk): adatok törlése, ha az adatkezelés célja megszűnt vagy a hozzájárulást visszavonták (kivéve a jogszabályi, pl. 8 éves számlamegőrzési kötelezettséget).

- Az adatkezelés korlátozásához való jog (GDPR 18. cikk): adatkezelés korlátozása vitatott adatok esetén.

- Adathordozhatósághoz való jog (GDPR 20. cikk): géppel olvasható formátumban kérni a megadott adatokat.

- Tiltakozáshoz való jog (GDPR 21. cikk): bármikor tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.

A jogok gyakorlásának módja Az érintett a jogait az alábbi elérhetőségeken gyakorolhatja:

- Postai úton: 6724 Szeged, Tündér utca 21.

- E-mailben: [email protected]

- Személyesen: telefonon előre egyeztetett időpontban a 06 20 334 5773 számon.

12. Jogorvoslati lehetőségek

12.1 Panasz az Adatkezelőnél

Az érintett panaszával elsőként közvetlenül az Adatkezelőhöz fordulhat a `[email protected]` e-mail címen.

12.2 Panasz a felügyeleti hatóságnál (GDPR 77. cikk)

Az érintett panaszt tehet a hatóságnál: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

- Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

- Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.

- Telefon: +36 (1) 391-1400

- E-mail: [email protected]

- Honlap: www.naih.hu

12.3 Bírósági jogorvoslat (GDPR 79. cikk)

Az érintett bírósághoz fordulhat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A pert az érintett a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.

13. A tájékoztató módosítása

Az Adatkezelő fenntartja a jogot a jelen tájékoztató egyoldalúan történő módosítására. A módosított tájékoztató a közzététellel lép hatályba.